Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty 16.6.2024

1. Yksityisyytesi suojaaminen
Axibon (y-tunnus 1384033-2) on toiminnassaan sitoutunut noudattamaan asiakkaidensa henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä suojatakseen asiakkaidensa yksityisyyttä heidän käyttäessään Axibonin palveluita. Axibon käsittelee keräämiään asiakasta koskevia asiakastietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen ehtojen mukaisesti.


2. Rekisterinpitoa koskevat yleiset tiedot

Henkilörekisterin nimi:
Axibon:n asiakasrekisteri (“Asiakasrekisteri”).

Asiakasrekisterin yhteyshenkilö:
Axibon (y-tunnus 1384033-2)
Talvikkitie 24 B 01300 Vantaa
Anja Herskoi
+358 505004975
anja@axibon.fi


3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakkaan tietoja käsitellään tässä Asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla silloin, kun asiakas liittyy Axibonin asiakkaaksi. Axibon käsittelee asiakkaan henkilötietoja asiakassuhteeseen perustuvan Axibonin oikeutetun edun sekä asiakkaan antaman suostumuksen perusteella ja asiakkaan ja Axibonin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiakasyhteydenpito;
• asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän; sekä
• palvelun ja hoidon ohjaaminen ja organisointi.

Axibonin asiakkaaksi tulon edellytyksenä on, että henkilöstä voidaan tallentaa tietoja Asiakasrekisteriin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.


4. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet
Asiakkuusrekisterin tiedot ovat ensisijaisesti asiakkaan Axibonille antamia tietoja tai hänen Axibonilta tilaamiensa palveluiden käytöstä muodostettuja tietoja. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Axibon kerää henkilötietoja suoraan asiakkaaltaan asiakkaan tilatessa ja käyttäessä Axibonin palveluita.

Asiakasrekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

• asiakkaan perustiedot (muun muassa koko nimi ja yhteystiedot kuten osoite, kotikunta, sähköposti ja puhelinnumero);
• muut yksilöintitiedot (muun muassa tieto asiakkaan tilaamista Axibonin palveluista ja niiden muutoksista);
• asiakkuuden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (muun muassa tieto asiakkaan suosimasta yhteydenpitotavasta, asiointia koskevat tiedot sekä maksutiedot);
• asiakkaan itse antamat tiedot omasta terveydestään ja elintavoistaan.

5. Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet
Axibon noudattaa asiakastietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita. Axibon varmistaa aina asiakastietoja käsitellessään, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

Asiasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden käsittelyyn osallistuvat henkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Axibon rajoittaa asiakastietoja käsittelevien henkilöiden piiriä siten, että niihin on pääsy vain sellaisella Axibonin henkilöstöllä, jolla on työtehtäviensä perusteella tarve niitä käsitellä.

Tietokannat, joihin Asiakasrekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.


6. Tietojen luovutukset ja siirrot
Axibon voi luovuttaa asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille vain niissä tilanteissa, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen takia osaa asiakastiedoista saatetaan fyysisesti säilyttää ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niistä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Käyttäessään alihankkijoita Axibon varmistaa myös näiden toimivan tietosuojalainsäädännön mukaisesti tekemällä tarvittavat henkilötietojen käsittelysopimukset. Axibon ei pääsääntöisesti siirrä asiakastietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.


7. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisteriin kerättyjä asiakastietoja säilytetään 30 vuoden ajan, ellei lainsäädännöstä johdu muuta.


8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa Asiakasrekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna Asiakasrekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti Asiakasrekisterin yhteyshenkilön luona.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kirjallisesti virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä Asiakasrekisterin yhteyshenkilöön. Kirjallinen korjauspyyntö on yksilöitävä ja perusteltava.


Rekisterissä olevalla henkilöllä on lisäksi oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Mikäli rekisteröidyllä tai tämän edustajalla on kysyttävää asiakastietojensa käsittelystä, tästä tietosuojaselosteesta tai oikeuksiensa käyttämisestä, tämä voi ottaa yhteyttä selosteen alussa listattuun Asiakasrekisterin yhteyshenkilöön.

Axibon pyrkii aina ratkaisemaan mahdollisen epäselvyyden suoraan rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva erimielisyys myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.